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Webinar: like a pro

Cliente GAAT – Gruppo Agenti Assicurazione Toro /
Anno 2021 /
Media WEB / VIDEO
Descrizione WEBINAR : ASSEMBLEA ANNUALE DEI SOCI CON ELEZIONE ONLINE DEL PRESIDENTE /
Regia Video Edoardo PIVI
Tecnico audio Igor PEDACI

È utile fare 130 km in macchina per una riunione? Prendere quattro aerei in tre giorni per andare ad una fiera a 1000 km da casa? È necessario consumare la vita in auto per visitare a turno tutti i clienti di persona? Oppure spostare 500 persone per tenere un’assemblea dei soci?

Erano le nostre abitudini, quello che abbiamo sempre fatto fino all’anno scorso, ma che, forse non faremo più nello stesso modo.

Non si tratta solo di fare riunioni o di lavorare, la sfida è quella di imparare a promuovere e spiegare i prodotti a distanza, farli vedere e insegnare ad usarli. Offrire esperienze formative coinvolgenti e di valore. Sorprendere gli spettatori con performance ed esperienze immersive, spettacoli e giochi interattivi. Ma anche esercitare i diritti collettivi, come decidere insieme, votare, eleggere.

Perché queste esperienze possano produrre valore serve un salto di qualità, ad un livello più professionale.

UN ESEMPIO:
Come si organizza un’assemblea dei soci on line

… o per meglio dire: come l’abbiamo pensata e gestita noi!

Ingredienti:

  • Segreteria digitale
  • Grafica coordinata evento
  • Connessione internet dedicata più linea di backup
  • Landing web page
  • Allestimento location
  • Scaletta evento
  • Regia audio-video 
  • Programma di video conferenza
  • Piattaforma di voto on line 

Personale:

  • Regista
  • Tecnico video
  • Tecnico audio
  • Tecnico video conferenza
  • Responsabile di produzione
  • Segreteria organizzativa

La segreteria digitale promuove l’evento, raccoglie le adesioni e gestisce la registrazione dei partecipanti effettivamente presenti. Una landing page con un form dettagliato è ideale per raccogliere le iscrizioni ed è spesso un modo pratico per dare una sistemata alle anagrafiche.

La landing page e le email veicolano l’immagine coordinata dell’evento, che andrà ritrovata in tutti i passaggi della diretta (sigle, cartelli, contributi, sottopancia…)

Non è necessario affittare uno spazio attrezzato, si può utilizzare la sede dell’organizzazione, in modo da valorizzare gli elementi caratterizzanti dell’ambiente (colori, arredi, opere d’arte…). Le attrezzature necessarie alle riprese video e le inquadrature non richiedono molto spazio.

Molto importante è la qualità della connessione internet, dalla quale dipende la possibilità di trasmettere alla piattaforma di videoconferenza un segnale pulito e di qualità. Occorre una connessione dedicata affiancata da una di backup, servite da operatori alternativi.

La regia video (cambi camera, sottopancia…) può essere gestita con schede hardware e software dedicati, mentre per la parte audio è preferibile il mixer analogico, molto più adatto a gestire la diretta con gli immancabili imprevisti.

La regia della video conferenza potrà integrare la ripresa in diretta con le classiche opzioni conosciute: condivisione dello schermo, mediazione delle chat, interventi dei partecipanti, lancio di contributi video.

La sostenibilità di un evento in videoconferenza della durata di molte ore dipende dal carisma degli oratori ma anche dalla capacità di animare la chat portando contributi e domande ai relatori. È importante utilizzare le slide per annunciare i relatori, rilanciare l’ordine del giorno con i rispettivi orari, e interrompere la diretta ogni due ore per una breve pausa seguita da una sigla per annunciare il ritorno in onda. Una scaletta dell’evento, precisa e condivisa con tutti i presenti, sarà la guida sicura per tutta la diretta.

Per quanto riguarda le procedure di voto si offrono due strade complementari: per il voto “palese” si possono usare le fuzioni “sondaggio” e “votazione” offerte ad esempio da Zoom, se invece si tratta di voto segreto è necessario utilizzare una piattaforma esterna. Tra i diversi sistemi disponibili noi abbiamo scelto Votafacile.it che, tra l’altro, consente di gestire il voto per delega.

Costi:

Per una assemblea della durata di 4/6 ore con un numero indicativo di 500 invitati/partecipanti il costo può essere paragonabile a quello di un light lunch… Questo dato dimostra quanto, in futuro, le organizzazioni faranno bene i loro conti prima di decidere se un evento è da tenersi in presenza o a distanza.